E-Rechnung im Handwerk: Pflicht, Fristen und Umsetzung

Ab 2025 verändert sich, wie Rechnungen zwischen Unternehmen laufen. Für dich als Handwerker klingt das erst mal nach lästigem Papierkram — ist es aber nicht. Wenn du weißt, was gilt und was noch nicht, bist du in einer Nachmittagsstunde vorbereitet. Hier bekommst du die Fakten ohne Steuerdeutsch.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Das ist der häufigste Irrtum. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem festen Format, den Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Ein PDF ist für den Computer nur ein Bild — er kann Betrag, Steuersatz und Leistungsdatum daraus nicht sicher auslesen.

In Deutschland gelten zwei zulässige Formate, beide erfüllen die EU-Norm EN 16931:

• XRechnung: ein reiner XML-Datensatz, für den Menschen kaum lesbar, aber perfekt für Maschinen. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebettetem XML. Du siehst eine normale Rechnung, dahinter stecken die strukturierten Daten. Für die meisten Handwerksbetriebe die praktischere Wahl.

Empfangen musst du schon jetzt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch dein Betrieb, egal wie klein. Das gilt sofort, ohne Übergangsfrist. In der Praxis heißt das: Du brauchst ein E-Mail-Postfach und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD öffnen und archivieren kann. Mehr nicht.

Ausstellen ist gestaffelt

Beim Ausstellen hat der Gesetzgeber Übergangsfristen eingebaut. Du musst also nicht ab morgen alle Rechnungen umstellen:

• Ab 2025: Empfangspflicht für alle. Ausstellen mit E-Rechnung ist erlaubt, aber freiwillig.
• Ab 2027: Ausstellungspflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen im B2B-Bereich.

Diese Ausnahmen gelten

Nicht jede Rechnung muss elektronisch sein. Wichtig für den Handwerksalltag:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind komplett ausgenommen. Der Bauherr im Einfamilienhaus bekommt weiterhin sein PDF oder Papier.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ebenfalls ausgenommen.
• Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben außen vor.

Weil ein großer Teil der Handwerksarbeit an Privatkunden geht, betrifft dich die Ausstellungspflicht oft weniger, als du denkst. Die Empfangspflicht gilt aber uneingeschränkt.

Was du jetzt konkret tun solltest

• Prüfe, ob deine Software oder dein Steuerberater E-Rechnungen empfangen und archivieren kann.
• Richte ein festes Postfach für Rechnungseingang ein (z. B. rechnung@deinbetrieb.de).
• Denk an die Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen revisionssicher acht Jahre gespeichert werden — das reine PDF im Mail-Ordner reicht dafür nicht.
• Plane den Umstieg beim Ausstellen rechtzeitig vor deiner jeweiligen Frist ein, statt auf den letzten Drücker.

Unsicher, ab wann genau es für dich ernst wird? Der Pflicht-Check unten sagt dir in drei Fragen Bescheid.